仕訳入力後の自己チェック方法のうち、貸借対照表(B/S)についてです。
BSの自己チェックは下記の項目を確認します。
1.未確定勘定の訂正
2.月末残高
3.毎月の定額入力
です。
まずは未確定勘定の訂正から行います。
仕訳入力時に、すぐ確認できる資料が手元になく、仮計上として未確定勘定(もしくは仮払金)を使用して仕訳することがあります。
これはBSチェック時に金額からある程度取引内容が予測できる場合もあるので、資料を探す際に効率良くなります。
例えば、給与控除の源泉所得税や住民税の毎月納付等は、通帳には「税金」とのみ記載されることも多いですが、預り金の月末残高と支払金額が一致する場合は、預り金の支払いだと予想できます。
経費請求書綴りに貼られていなければ、税金関係だけ別に保管されていることもあるので探してみましょう。納付書が確認できれば未確定勘定を1つ訂正できます。
BSチェックに入る前に、未確定勘定としていた件数と金額を把握してから進めると見つけやすいです。
さっそく残高試算表の確認です。
弥生会計の場合
集計>残高試算表>月次･期間
で開けます。
また、該当科目をダブルクリックすると元帳を開けます。
全ての元帳を開く必要はありませんが、私は毎回全元帳をチェックしています。
BS試算表は当月のみではなく、過去2ヶ月+当月の3ヶ月を期間指定すると見やすいです。
過去2ヶ月残高の増減がない場合は、当月増減がなくても異常値ではないので、開いている3ヶ月で増減のない科目は元帳を開く必要はありません。
また、補助科目が作成されている科目は補助元帳毎にチェックが必要です。
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現金→現金出納帳月末残高と照合
→現金出納帳を作成していない場合は、
再度領収書合計額を別途集計し、BS貸方の合計金額と照合します。
集計の際は電卓よりもエクセル集計を推奨します。
金額不一致の際に何度も集計しなおす必要がなくなります。
預金→通帳残高と照合
売掛金→補助別で何ヶ月分の残高が残っているのかと、
月末残高は別途売上資料と照合
未回収の売掛金がある場合は、未確定勘定になっている場合があるので、金額から判断する
棚卸資産→毎月棚卸の場合は在庫表と照合
固定資産→毎月減価償却費計上している場合、年間償却額の12分の1を計上しています。
特に資料があるわけではないので、計上忘れが多い科目です。
固定資産の購入や除却がない場合は前月同額を計上します。
買掛金→売掛金同様にチェック
未払金→売掛金同様にチェック
未払費用→人件費の場合は賃金台帳とチェック
預り金→残高照合資料がない場合が多いので、増減金額が異常値ではないか確認する
借入金→返済予定表とチェック、支払利息が含まれていないか確認
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簡単に科目別のチェック方法を挙げてみました。
科目別の特徴をしっかり理解できればチェックも楽になります。
預り金は届け出によって納付タイミングが変わったり、月末が銀行の休業日となっている場合は
月末支払い分を未払計上したりとイレギュラーな取引も多くあります。
科目によっては3ヶ月分の元帳ではなく、全期間を開いたりもします。
また、期首の場合は前期分の元帳を一緒に開けない会計ソフトはチェックに苦労しますが、必ず過去の元帳も一緒に確認することをお勧めします。
BSの残高が正しければほぼ100点なので、BSチェックは念入りに行いましょう。
損益計算書(P/L)チェックについては別途掲載します。
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